Jak założyć własną firmę?

Krok po kroku przeprowadzimy proces zakładania wlasnej firmy. Przejdziemy przez wszystkie elementy formalne oraz prawne zakładania własnego biznesu.

KROK PIERWSZY: "Urząd Gminy/Urząd Miasta"

Do Urzędu Gminy/Miasta kierujemy się by złożyć wniosek o wpis do ewidencji gospodarczej. Zgłaszając firmę należy określić przedmiot (bądź przedmioty) działalności, nazwę własną firmy, siedzibę, datę rozpoczęcia funkcjonowania, wskazać adres głównego oddziału (oddziałów) i, jeżeli się na to decydujemy, ustanowić pełnomocnika, który ma prawo reprezentowania i zastępowania właściciela firmy we wszystkich kontaktach z urzędami.

W zgłoszeniu do ewidencji należy podać następujące dane:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy
  • nazwę firmy 
  • nr ewidencyjny PESEL
  • nr identyfikacji podatkowej NIP
  • adres zamieszkania
  • adres siedziby firmy
  • rodzaj działalności określony zgodnie z symbolami Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) - najlepiej jest wpisać wszystkie możliwe rodzaje działalności, ponieważ jeśli będziemy chcieli poszerzyć dotychczasową, będzie trzeba za każdy dodatkowy wpis zapłacić (przykładowo dokonanie zmiany we Wrocławiu kosztuje 50zł). Przykładowe rodzaje działalności to: usługi biurowe, tłumaczenia, marketing, reklama, pośrednictwo, usługi informatyczne, doradztwo handlowe, import, eksport itp.
  • miejsce/a wykonywania działalności
  • datę rozpoczęcia działalności (warto pamiętać, że od tego dnia obejmują nas wszystkie procedury prawno - podatkowe i księgowe) - należy wpisać faktyczny moment rozpoczęcia. Należy wziąć pod uwagę czas oczekiwania na wpis do ewidencji. Średnio wynosi on w dużych miastach 2-3 tygodnie + jeszcze ze 3-4 tygodnie na załatwienie formalności w pozostałych urzędach. W mniejszych miastach jest on czasami krótszy.

Wszystkie dokumenty składamy do właściwego ze względu na miejsce prowadzonej w przyszłości działalności Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy. Od 1 marca 2009 wpis do ewidencji działalności gospodarczej dokonany jest za darmo. Ewidencja przedsiębiorców jest jawna, dzięki czemu bezpłatnie zarówno ty jak i każdy przedsiębiorca może uzyskać informacje na temat prowadzonej przez ciebie działalności bez potrzeby wykazywania interesu prawnego.

KROK DRUGI: "Główny Urząd Statystyczny - GUS"

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 2009 r. Nr 18, poz. 97), od dnia 31 marca 2009 r. zmieniły się zasady wpisywania podmiotów gospodarki narodowej do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców będących osobami fizycznymi następuje na podstawie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (wniosek EDG-1), który przedsiębiorca składa w urzędzie gminy/miasta. Wzór wniosku jest opublikowany jako załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz. U. 2009 Nr 50, poz. 399).

Organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej przesyłają niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, do właściwego urzędu statystycznego, dane z wniosku EDG-1 wraz z kopią zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie wniosku RG-1 (pierwszy wpis lub zgłoszenie zmian) lub RG-2 (skreślenie z rejestru) złożonego przez przedsiębiorcę do sądu rejestrowego. Wniosek RG przesyłany jest przez sąd rejestrowy niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu do właściwego urzędu statystycznego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.

Po dokonaniu wpisu do rejestru REGON Urząd Statystyczny drukuje zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON i przesyła je na wskazany przez przedsiębiorcę adres do korespondencji. 

Zgodnie z przepisami prawa przedsiębiorcy powinni zgłaszać się bezpośrednio do właściwych urzędów statystycznych tylko w przypadku, gdy: 

  1. wniosek dotyczy zmian nieobjętych wpisem do ewidencji działalności gospodarczej, tj.: zmiana rodzaju działalności przeważającej, zmiana liczby pracujących i zatrudnionych, wpis jednostki lokalnej nie podlegającej wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej – np.: NZOZ, szkoła prowadzona przez osobę fizyczną, gospodarstwo rolne (z ewentualnym upoważnieniem dla osoby, która składa wniosek w imieniu przedsiębiorcy – jeżeli zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 – tekst jednolity z poźn. zm.)  podmiot działa przez pełnomocnika);
  2. wniosek dotyczy zmian nieobjętych wpisem do rejestru przedsiębiorców np.: zmiana formy własności;
  3. z wnioskiem o wpis do rejestru podmiotów wystąpi przedsiębiorca, który dokonał wpisu lub zmiany wpisu danych w ewidencji działalności gospodarczej/rejestrze przedsiębiorców przed dniem 31 marca 2009 r. i jednocześnie nie zgłosił tych informacji w urzędzie statystycznym do chwili wejścia w życie nowych przepisów prawnych w zakresie wpisu przedsiębiorcy w rejestrze REGON;
  4. z żądaniem wydania aktualnego zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON;
  5. gdy przedsiębiorca złoży wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców w formie elektronicznej, wówczas zgodnie z art. 19b ust. 1 c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorca składa wniosek o wpis w rejestrze podmiotów samodzielnie, drogą elektroniczną (wniosek RG-1 lub RG-2 składany za pośrednictwem systemu e-REGON);
  6. gdy wniosek o wpis do rejestru podmiotów składa spółka kapitałowa w organizacji – zgodnie z brzmieniem art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (…) – spółka kapitałowa może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON podmiotu gospodarki narodowej niebędącego przedsiębiorcą następuje na podstawie wniosku RG-1 (pierwszy wpis lub zgłoszenie zmian) lub RG-2 (skreślenie z rejestru).

Wniosek taki powinien być złożony w urzędzie statystycznym lub jego oddziale w województwie, na terenie którego:

  • osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ma siedzibę,
  • osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą niepodlegająca wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej ma miejsce zamieszkania.

Obowiązuje zasada zgłoszenia odpowiedniego wniosku w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie z rejestru.
Zmiana siedziby osoby prawnej i jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej lub zmiana miejsca zamieszkania osoby fizycznej niebędącej przedsiębiorcą podlega zgłoszeniu w urzędzie statystycznym (lub jego oddziale) właściwym ze względu na dotychczasową siedzibę lub adres zamieszkania.
Istnieje możliwość złożenia wniosku RG-1 i RG-2 (tylko gdy wystąpią wyżej opisane okoliczności upoważniające do złożenia wniosku bezpośrednio w urzędzie statystycznym) w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym. Dokumenty dołączone do wniosku złożonego w formie dokumentu elektronicznego powinny mieć również formę dokumentu elektronicznego.
Wnioski RG-1 i RG-2 w formie dokumentów elektronicznych powinny być złożone do odpowiedniego (zgodnie z ww. zasadą) urzędu statystycznego.

Kolejny krok to założenia firmowego konta bankowego jednak w niektórych bankach bez pieczątki ani rusz .

Dlatego powinniśmy wyrobić sobie firmową pieczątkę na której powinny się znaleźć następujące informacje:

  • pełna nazwa firmy
  • siedziba firmy
  • numer REGON

Koszt pieczątki zależy oczywiście od rodzaju i może wahać się od 25 zł do 45 zł + VAT a czas wyrobienia zaczyna się od 3 godzin do 3 dni.

Gdy już będziemy mieli gotową pieczątkę idziemy do wybranego banku i zakładamy konto (Ustawa Prawo działalności gospodarczej z dn. z dnia 2 lipca 2004 (Dz. U. Nr 173, poz. 1807) nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego)

KROK TRZECI: "Bank"

W banku należy wypełnić formularze niezbędne do otwarcia konta (wniosek, karta wzorów podpisów, wniosek o wyrobienie karty). Niezbędne będzie zabranie ze sobą:

  • Dowód osobisty
  • Ksero wpisu do ewidencji (oryginał do wglądu)
  • Ksero dokumentu nadania numeru REGON (oryginał do wglądu)
  • Pieczątka

Przed dokonaniem wyboru banku radziłbym zapoznać się gruntownie z ofertami różnych banków (poniżej przedstawiam oferty banków dla MSP) zważając uwagę na wysokość opłat i prowizji, ilość punktów banku, dostępność do konta za pośrednictwem Internetu ilość oraz jakość oferowanych usług (dodatkowe usługi przeważnie niosą za sobą dodatkowe płatności dlatego warto ocenić czy rzeczywiście dana usługa jest nam potrzebna)

Poniżej znajduje się spis banków w kolejności alfabetycznej które oferują konta firmowe dla MSP:

Czas założenia konta w banku to przeważnie parę dni i musimy pamiętać że wszelkie zmiany dotyczące rachunku bankowego musimy (!) zgłosić odpowiednim organom do 14 dni od dnia powstania zmiany.

KROK CZWARTY: "Urząd Skarbowy"

W US będziemy składać wniosek o nadanie numeru NIP (numer identyfikacji podatkowej). Wniosek (NIP-1) składamy w odpowiednim dla siedziby firmy urzędzie. W przypadku gdy osoba fizyczna posiada swój prywatny numer NIP staje się on jednocześnie numerem NIP przedsiębiorstwa a w przypadku gdy do tej pory nie mieliśmy nadanego numeru NIP, do składanej dokumentacji powinniśmy dołączyć wypełniony formularz NIP-4.

US podajemy również numer rachunku bankowego firmy (czasami US wymaga przedstawienia umowy o prowadzonym rachunku bankowym). Zdarza się również że podczas zakładania konta bank wymaga do zawarcia umowy numer NIP. Można powiedzieć że jest to sytuacja patowa dla przedsiębiorcy jednakże póki przedsiębiorca nie prowadzi działalności gospodarczej - obrót ze sprzedaży lub zakupu artykułów/usług na koncie jest równy 0,00 zł - to nie ma obowiązku posiadania rachunku bankowego i US nie może nałożyć na niego obowiązku posiadania rachunku.

Przed przyjściem do US musimy wybrać formę płacenia podatku:

  • w formie karty podatkowej
  • ryczałtu opodatkowanego
  • na zasadach ogólnych (księga przychodów i rozchodów)

Aby dokonać wyboru formy opodatkowania, trzeba wypełnić odpowiedni formularz podatkowy.

Karta podatkowa - osoby rozliczające się w formie karty podatkowej opłacają podatek w postaci stałego miesięcznego ryczałtu. Nie muszą prowadzić żadnej ewidencji, ale muszą wystawiać rachunki lub faktury VAT na życzenie kupującego. Nie muszą składać co miesięcznych deklaracji. Do czasu otrzymania decyzji ustalającej wysokość karty podatkowej, jednak nie dłużej niż 4 miesiące będziesz musiał prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Osoby te raz w roku będą musiały składać PIT 16A, który dotyczy rozliczenia wpłaconego podatku w formie karty podatkowej. Na złożenie PIT-u 16A masz czas do 31 stycznia roku następnego po roku za który składany jest PIT 16A.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych - jest to uproszczona forma prowadzenia dokumentacji podatkowej. Polega na tym, że ewidencjonujesz tylko uzyskane przychody a podatek dochodowy płacisz tylko od tych przychodów. Sposób liczenia jest prosty. Uzyskiwane przez Ciebie przychody są podzielone na kategorie. Każda kategoria ma swoją stawkę podatkową. Składa się tu PIT 28 do dnia 31 stycznia roku następnego

Zasady ogólne - Księga przychodów i rozchodów - podatnicy są zobowiązani do gromadzenia wszystkich dokumentów księgowych, opisywania ich i sprawdzania poprawności formalnej. Wymagane jest dokumentowanie praktycznie wszystkich wydatków fakturami VAT, rachunkami lub dowodami wewnętrznymi. W przeciwnym wypadku wydatki nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a także do bieżącej weryfikacji wszystkich zapisów. Składa się tu deklaracje comiesięczne PIT 5.

Podatek dochodowy płacony jest od osiągniętych dochodów.

Źródło: www.inkubatory.pl

W US musimy również zadeklarować czy będziemy vatowcami czyli płatnikiem podatku VAT. Ponadto musimy zdecydować czy będziemy prowadzić księgowość sami czy zlecimy ją innej firmie.

KROK PIĄTY: "ZUS"

Rozpoczynając działalność gospodarczą podlegamy obowiązkowemu ubezpieczeniu:

  • emerytalnemu
  • rentowemu
  • wypadkowemu
  • zdrowotnemu
  • dodatkowo opłacanie składki na Fundusz Pracy
  • dobrowolne ubezpieczenie - ubezpieczenie chorobowe

UWAGA: Rozpoczynając działalność gospodarczą w ciągu 7 dni musimy zgłosić się do ZUS!

Zgłoszenia ubezpieczenia społecznego należy wypełnić formularz ZFA w odpowiednim (zgodnie z adresem zamieszkania przedsiębiorcy) inspektoracie ZUS ( jednostki ZUS - pod tym adresem znajduje się wyszukiwarka jednostek terenowych ZUS).

Zgłaszając firmę do ZUS musimy podać:

  • osoby podlegające ubezpieczeniu społecznym - siebie oraz zatrudnionych pracowników (jeżeli dla pracowników jesteśmy jedynym miejscem zatrudnienia, wówczas dla każdego z osobna wypełniamy formularz ZUA)
  • płatnika składek na ubezpieczenie - siebie jako płatnika swoich składek oraz siebie w przypadku gdy jesteśmy płatnikiem składek osób które zatrudniamy

W przypadku ZUS-u musimy co miesiąc opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (opcjonalnie), wypadkowe oraz zdrowotne.

Dokumenty potrzebne do zgłoszenia firmy:

  • REGON firmy
  • numer wpisu do ewidencji i nazwę organu prowadzącego rejestr
  • numer rachunku bankowego firmy
  • dane personalne
  • numery NIP (wszystkich osób)
  • rodzaj dokumentów tożsamości z numerem i serią

Dodatkowe czynności związane z założeniem działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, który uzyskał zaświadczenie o wpisie do ewidencji, nr REGON oraz NIP musi podjąć jeszcze kilka kroków, aby działać zgodnie z prawem.

  • Zawiadomienie w formie pisemnej właściwego inspektora pracy i inspektora sanitarnego w okresie 30 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej o miejscu, rodzaju, zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bhp dotyczących danej dziedziny działalności.
  • Rejestracja firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki : jawnej, partnerskiej, komandytowej, z ograniczona odpowiedzialnością, akcyjnej, komandytowo-akcyjnej wymaga rejestracji w KRS . Koszt rejestracji spółki wynosi 1000 zł. Dodatkowo należy uiścić opłatę obligatoryjną za ogłoszenie w Monitorze Gospodarczym i Sądowym w wysokości 500 zł.

Źródło: www.polskaprzedsiebiorcza.pl

Formularze oraz ustawy do pobrania w zakładce materiały.

Tagi: firma, biznes, działalność, Urząd Gminy, Urząd Miasta, Urząd Statystyczny, GUS, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS, ZFA, ZUA, Bank, Urząd Skarbowy, ryczałt, karta podatkowa, PIT, VAT, PKD, REGON, NIP, rejestracja firmy, spółka, KRS